Circolare n. 63

Amantea, 29/10/2026
Circolare n. 63
Al personale docente
Al personale ATA
Al DSGA
Oggetto: adozione del Regolamento per lo svolgimento delle riunioni telematiche, dell’Informativa sul trattamento dei dati personali, delle Istruzioni operative e della documentazione in materia di riunioni a distanza e voto elettronico.
Si comunica che, a seguito della definizione dei criteri ministeriali per lo svolgimento delle riunioni degli organi collegiali in modalità telematica, introdotti con la nota del Ministero dell’Istruzione e del Merito prot. n. 3803 del 30 giugno 2026 e con il relativo Allegato Tecnico del 28 aprile 2026, questa Istituzione scolastica ha regolamentato le attività collegiali svolte a distanza.
Il nuovo quadro normativo consente alle istituzioni scolastiche di disciplinare, mediante apposito regolamento, lo svolgimento delle riunioni telematiche e delle relative operazioni di voto, individuando specifiche misure organizzative, tecniche e di sicurezza finalizzate a garantire la regolarità delle sedute, la validità delle deliberazioni, la corretta identificazione dei partecipanti e la tutela dei dati personali trattati durante lo svolgimento delle attività istituzionali.
A conclusione del percorso di analisi e di adeguamento organizzativo sono stati adottati i seguenti documenti:
− Regolamento per lo svolgimento delle riunioni in modalità telematica e del voto elettronico;
− Informativa sul trattamento dei dati personali relativa alle riunioni telematiche e al voto elettronico;
− Istruzioni operative per la gestione delle sedute e delle operazioni di voto;
− Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) relativa all’utilizzo di Google Workspace for Education per lo svolgimento delle riunioni telematiche e delle votazioni.
La documentazione disciplina le modalità di convocazione e di svolgimento delle riunioni, le regole per la partecipazione del personale, la gestione delle presenze, le modalità di espressione del voto, gli adempimenti connessi alla verbalizzazione, le misure di sicurezza informatica e le cautele da osservare per assicurare la protezione dei dati personali trattati nel corso delle attività collegiali.
Si richiama l’attenzione del personale sul fatto che la corretta gestione delle riunioni telematiche non dipende esclusivamente dalle caratteristiche della piattaforma utilizzata, ma richiede il rispetto delle procedure organizzative definite dall’Istituzione scolastica. Ciascun partecipante è pertanto tenuto ad adottare comportamenti coerenti con le disposizioni contenute nel Regolamento e ad utilizzare gli strumenti digitali esclusivamente secondo le modalità previste.
Particolare importanza rivestono le “Istruzioni operative”, predisposte con finalità pratiche, nelle quali sono descritte le attività da svolgere prima, durante e dopo ciascuna riunione, le modalità di
accesso alla piattaforma, le verifiche preliminari, le regole di comportamento durante la seduta, le procedure da seguire nelle operazioni di voto, le modalità di gestione di eventuali problemi tecnici e le misure di sicurezza da osservare per garantire la regolarità delle riunioni e la riservatezza delle informazioni trattate.
Si invita pertanto tutto il personale docente e ATA a prendere attenta visione della documentazione e, in particolare, del Regolamento e delle Istruzioni operative, che costituiscono il principale riferimento per il corretto utilizzo della piattaforma e per lo svolgimento delle attività collegiali in modalità telematica.
Si evidenzia inoltre che, in conformità ai criteri stabiliti dal Ministero dell’Istruzione e del Merito e recepiti nel Regolamento di Istituto, le votazioni a scrutinio palese potranno essere effettuate mediante gli strumenti messi a disposizione dalla piattaforma in uso e configurati secondo le modalità previste dalla relativa disciplina interna. Diversamente, le deliberazioni che richiedono il voto a scrutinio segreto potranno essere svolte a distanza esclusivamente mediante sistemi in grado di garantire tutti i requisiti tecnici previsti dall’Allegato Tecnico ministeriale; fino all’individuazione e approvazione di idonei strumenti che garantiscano i requisiti previsti, le relative votazioni segrete saranno effettuate in presenza.
Le disposizioni contenute nella documentazione si applicheranno a tutte le riunioni in modalità telematica organizzate dall’Istituzione scolastica a decorrere dalla data di entrata in vigore del Regolamento.
La presente circolare è pubblicata sul Registro elettronico e trasmessa a tutto il personale affinché ciascuno possa prenderne conoscenza e attenersi alle disposizioni in essa contenute.
Il Regolamento è pubblicato in Amministrazione Trasparente>Disposizioni Generali>Atti generali>Atti amministrativi generali.
Allegati alla presente:
– Istruzioni operative
– Informativa sul trattamento dati
Il personale è invitato a prendere attenta visione, confidando nella consueta collaborazione.
Il Dirigente Scolastico
Prof.ssa Daniela Quattrone
Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell’art. 3 c. 2 del D.Lgs. 39/93